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笔者工作的A公司是生产工控机产品的一家股份制企业，由于工控机产品属于IT产品中的一个分支，并且由于产品并不面向终端消费者，而是面向系统集成商和渠道商，所以传统的促销活动对于该行业不适合，会议营销成为A公司的重要行销方式之一。
在2003年末，由行销部出台的2004年度活动方案中包括了两次会议，一个是年初的金融行业研讨会、另一个是年末技术峰会，年初的金融行业应用研讨会由于准备不当，导致了会议的惨淡收场，全国的几个重点城市每场都在四星级酒店有四五百个座位，结果到场的只有50—100人参加，以至于后来不得以为了撑场面，把一些高校的大学生请来以及公司自己的员工坐在其中充数，本来通过前期招商还有一家做监控的企业提供10万元费用支持，后来该监控企业的老总一看是这种情况，后几场都没有再派人参加，费用也一直拖着没有给，最后完全是A企业自己的两三个人在撑一台戏，全国会议开完，效果甚微。会议过后，我们总结到存在如下几个问题：
一、 会议主题范围确定狭窄
因为金融行业并不是A企业的主要应用行业，而将主题定在这样一个行业上，受众首先就有了限制，其它行业的技术人员、工程师、及采购人员、集成商就对此次会议也就没有了参加兴趣；
二、 邀请函派发渠道及数量受限
本次会议前期只印制了大约两万份邀请函，这其中的大部分是通过业务渠道送出，因为公司架构为市场管理本部下分为行销部和业务本部两个部门，另外行销总监本人与各业务口的负责人因存有矛盾而沟通不畅，所以各地业务大多将领到的邀请函扔到一边不予以重视，另外一部分由公司行销部自己寄出，但由于公司金融行业数据库陈旧，只是查到了一些公司名称及地址，即使寄出也大多因为没有具体联系人而写市场部负责人等，其实想想也知道这些公司的市场部负责人一天不知道要收多少封类似的信，估计连拆开看的功夫都没有；
三、 会议形式陈旧
现在由于会议营销为大多企业所推崇，故无论从形式还是实际操作中都很陈旧无甚新意，大多为请协会或各部委领导讲讲话，然后就直奔主题，开始宣传自己公司的产品，中间虽然穿插一些抽奖等活动，但奖品大多价值不高，偶尔价值高的奖品也早已内定给来参会的主要媒体记者或客户，所以使得参会者参会后顿觉失望而且有受骗的感觉；
四、 会议举办力量薄弱
由于A公司办会是从自己的公司产品角度出发去宣传，而没有联合A公司的一些战略合作伙伴以及行业协会从行业或更为广泛的领域去讲，所以无论听者和讲者都感觉很乏位，给听者的感觉就是A公司在自吹自擂
五、 宣传力度欠缺
A公司对于该次金融行业应用研讨会的宣传前期非常的少，无论从消息发布上，还是从后绪的宣传上，前期在平面及网络媒体上也没有过多宣传，宣传的一些媒体也大多与金融行业无关，而没有细致的进行媒体分析和规划。直到会议前一周，A企业的网管才将会议报名表发到了公司的网站上且只是在首页右下角一个不引人注目的文字链接；
经过这次会议营销的失败，后期专门召开了会议进行总结，决定由笔者本人负责年末的另外一次会议，在年末的会议到来之前，笔者通过一系列有针对性的调整策略，年末的嵌入式峰会取得了圆满成功：调整措施主要包括以下几方面：
一、 确立宽泛的会议主题
针对上次确立的会议主题有局限性这一缺憾，这次会议是以全行业为角度定名，经笔者提议会议讨论最后定名为：2004中国第二届***技术峰会。
二、利用媒体数据库寄发邀请
由于前次会议过于依赖业务部门发送邀请函，本次首先利用企业自身数据库群发电子版邀请函Email，从8月份即开始，每月一次共群发三次。另外，笔者通过与前期合作过的以及一些其它尚未合作的专业行业媒体协调，以夹带在刊物中的方式发放了二十万份印刷版邀请函，且由于前期笔者与媒体均建立了良好的联系，本次夹送的二十万份印刷版邀请函完全为免费夹送，节省了大量会议成本。另外要求本次寄出的邀请函必须落实到人，不能以原来的只以一个部门负责人为收件人的含糊方式；
三、 与INTEL等世界著名公司合作办会
本次会议为了避免出现上次听众普遍反映完全是一个公司在约旱牟返那榭觯捌诰喾叫餮氲搅薎NTEL公司、和PT公司等A公司的重要合作伙伴，并且以国内某行业协会为名主办，后来从会议反映情况来看，听众普遍对此表示满意，因为听众不只是想听到一个公司的声音而是更希望听到来自于全行业的声音；
四、 改变陈旧乏味的会议形式
这次会议除在内容上以突出新的产品和技术外，另外在一些调动气氛的节目上，类如抽奖杜绝了以往的抽奖事先内定的方式。前期还邀请到了国内某重点大学的教授，对有相关技术应用的机器人进行了现场的表演展示，于科技感、现代感和产品的应用都予以良好展现；另外改变了以往该类会议只针对技术的缺陷，会议邀请到了国内某重点大学创业园的教授以及A公司的总裁，就管理问题进行座谈，与参会人员共同探讨管理的热点难点问题，改变了以往，上面说下面听的被动局面，使现场的交流气氛十分火爆；
五、 加大宣传力度和媒体造势宣传
在会议召开前三个月，笔者将会议即将召开的短消息发给多家行业、专业以及大众媒体记者，该消息频频出现于报端页脚，会议的报名网页也制作完毕并以浮动式窗口体现于网站首页。会议召开前两个月，关于此次会议的广告更是在各媒体集中予以登出，会议召开前一个月媒体夹带的邀请函也如雪片般到达读者的手中。
通过会议前期的大量准备性工作，本次会议取得了非常好的效果，每场会议参加人数都超过五百以上，北京，上海一些较大城市参会人数更是达到了近千人，主办方A公司不得不一次次的与酒店协调要求加座椅，来参会的人兴致也都非常高，很少有以往的中途退场情况，会议从下午一点一直开到六点，会后即有客户与A公司确定购买意向，在全国的十三场会议上现场签订成交的金额就有近百万，在同行业这样的技术类会议中，尚无此先例，会议取得了圆满成功。
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